Die verschiedenen im Unternehmen eingesetzten Systeme sind nicht miteinander vernetzt. Daten stehen nicht zentral zur Verfügung, sondern sind auf mehrere, unabhängige Datenbanken verteilt. Dies erschwert die Kommunikation innerhalb des Unternehmens. Eine einfache Aufgabe, wie die Erstellung einer Auswertung oder Beantwortung einer Kundenanfrage, ist unnötig kompliziert. Es wird Arbeitszeit verschwendet. Darüber hinaus wird die Zufriedenheit von Kunden gefährdet, beispielsweise, wenn diese am Telefon nicht direkt eine Antwort erhalten können. Ohne übergreifende Datensichten können ineffiziente oder fehleranfällige Unternehmensprozesse zudem nicht identifiziert und eliminiert werden. Dieses Problem ist bei größeren oder stark wachsenden Unternehmen besonders schwerwiegend.

Oft werden Daten parallel an mehreren Stellen im Unternehmen abgespeichert, teilweise auch als Versuch, das oben genannte Problem der Nichtverfügbarkeit zu lösen. Zum Beispiel werden Kundendaten aus dem Online Shop in die Buchhaltungssoftware oder in ein CRM-System kopiert. Werden diese Daten dann an einer Stelle geändert, entsteht eine Dateninkonsistenz, die zu Fehlinformationen mit kostspieligen Folgen führen kann. Die Datenintegrität wird bedroht.

Wenn Arbeitsschritte wie die Verifizierung von Kunden, Prüfung von Bestellungen oder der Versand von Informationen an Kunden oder Dienstleister manuell ausgeführt werden, können diese nicht in Echtzeit erfolgen. Es kommt zu Verzögerungen, zum Beispiel in Bestell- und Lieferprozessen, und die Kundenzufriedenheit leidet.